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别让对方已读不回打枪你,邀约信中绝对不能出现的五个 NO-N

别让对方已读不回打枪你,邀约信中绝对不能出现的五个 NO-N

学习使用工具,探究人与阅读的化学变化,努力成为智人。

你是否写过邀约信件,结果对方完全不回?

你是否写过邀约信件,结果和对方展开了一连串十几二十封的讨论信,花了一大堆时间沟通结束后,对方改变心意拒绝合作了?

身为一个编辑或是行销,每次遇到邀稿、询问推荐、询问演出、询问封面设计合作、询问演讲、询问策展、询问是否出席活动等,这一类需要对方提供劳力或名气的合作方式,想必总是胆颤心惊。要是谈不拢被打枪也罢,要是一个不小心踩到对方地雷,激怒了对方,说不定他就会拿麦克风(对方通常是名人啊啊啊)四处说你坏话,然后你(以及你背后的品牌)就会被列入某些社群的黑名单了。

我也经常听闻有编辑或行销,必须花上一整个下午的时间,一边喝着黑咖啡,正襟危坐,暗地燃烧着小宇宙,只为了写好一封邀约信。寄出之后,便十分紧张,深怕自己犯错或是被拒绝。

「拜託,有那幺严重吗?不过是一封信?」

有!就是那幺严重!真的!我曾听过有人因为一封信,而认定某某某没有诚意,之后甚至在另外一个社交场合上,听到其他人提起某某某没有诚意这件事情(这年头大家是多需要纾解压力传递八卦啊啊啊啊猫在钢琴上昏倒了)。

比起直接沟通的电话或是开会,写信这一件事情真的危机四伏,毕竟无法看见对方反应,只能被动等待对方回覆,别无他法。于是说,如何写出一封乾净俐落又安全的邀约信,便真是一场大学问了!

根据这几年来大量写信、收信的经验,我统整出下列五个禁忌!

按下寄出键之前,请再三确认收件者与信中名称是否吻合、群组信要隐藏收件者 email、说要附上的档案有没有 attach 上去(这一点三不五时还是会困扰我)、提供的资讯是否正确……等。

最重要的,如果你使用 gmail 当作工作信箱,请务必、务必到「设定」的「研究室」里面,开启「取消传送」功能。这样一来,刚寄出的信都还有几秒钟的反悔时间。相信我,有很多错误是一按下寄出之后,就会立刻跑出来,保证让你大腿后方爬出一大片鸡皮疙瘩而且真的会很想死!(上面那些错误我全部都犯过啊啊啊)

邀约的内容,往往牵涉到对方的报酬,如果没有处理好,会十分棘手。如果案子本身是有预算限制,建议在一开始就告知对方,不要等待对方开价。若对方价码与预算冲突,那幺就会进入杀价阶段,这一个阶段其实很容易变成浪费时间,也消磨了彼此的印象。

为什幺提起报酬这一件事情很重要,因为邀约对方往往都是靠专业在接案的。如果一开始没有直接告诉价码,等到对方因为档期合适而答应了,等到之后才发现预期报酬其实太低,之后反而让对方难堪(相信我,他一定会在心里大吼:「该死,我都答应了,结果竟然没有车马费!我要怎幺推啊啊啊啊!」)。这状况一旦发生,之后很难会有第二次的合作机会,也容易让自己慢慢出现「小气鬼」的形象。

前面两点是为了收信人的心情着想,但这一点则是为自己设下防线。你是否有过这种经验:原本寄信邀约的对象迟迟不回,以为他没兴趣拒绝了,不料、不料在期限前最后一天(或甚至是过期了)才回覆,信中还夹着当初你向他邀约的内容(推荐文、推荐短语、序文、影像、照片等)。这下子怎幺办?

所以每一次邀约的信件中,别忘了加上一句「希望在几月几号下班时间之前,能够得到您的同意」。一方面也告知对方期限,不会产生上述的尴尬状况,另一方面也让自己得到缓冲的时间,能够随机应变,不至于为了等待完全不确定的稿件而耽误了进度。

第四点呢,还有第五点,我临时想不出来,就算了吧。但这三点应该足以应付大多数的邀约信件啦(也太随便了我)。为什幺要写这封信呢,实在是因为我先前犯下太多过错,如今都还记得当时的惨状。想到当时如何收尾,整个脖子就僵硬起来。希望看完拙文,你们可以踩着过往的失败的我,over my body 不用客气,到达顺利邀到合作对象的彼岸吧。

照例要推荐一本书,每次因为邀约信件不顺或犯错,就会觉得世界末日了!适逢最近反核游行刚结束,我想,如果你曾想像一个十分写实、安静的世界末日,那幺描述世界被辐射尘摧毁的《世界就是这样结束的》应该很适合你。来读一下啦,别忘记準备手帕,真的会哭,有人说读完心脏破一个洞,这种心情也很符合写错信被 complain 的你我。

Photo from Flickr CC by JD Hancock

《世界就是这样结束的》


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